Asistente de gestión administrativa y financiera

Puesto de 35H a tiempo completo compartido entre dos asociaciones con sede en Le Havre:

PRESENTACIÓN DE LAS ASOCIACIONES

LE HAVRE PORT CENTER es una asociación amparada por la ley de 1901, creada en diciembre de 2015, cuyos miembros fundadores son la Ciudad de Le Havre, Le Havre Seine Métropole, Le Grand Port Fluvio-Maritime de l’axe Seine, la Cámara de Comercio del Estuario del Sena y la Union Maritime et Portuaire. Se define como un centro de educación y encuentro que permite a un amplio abanico de personas (escolares, profesionales, público en general) descubrir el entorno portuario e industrial. El Centro Portuario de Le Havre es un lugar para vivir, implicarse, compartir conocimientos, encontrarse, mediar… Se inscribe en un planteamiento de laboratorio como tercer lugar en una ciudad portuaria e industrial, y se asocia con los agentes locales para co-construir sus proyectos y sensibilizar al público a través de visitas, talleres pedagógicos y actos culturales.

La Asociación Internacional de Ciudades y Puertos (AIVP) se creó en 1988. Su sede está en Le Havre (Normandía). Reúne a entidades jurídicas públicas y privadas implicadas en el desarrollo de las ciudades portuarias, divididas en tres categorías: autoridades portuarias, autoridades locales y empresas privadas o públicas. Apoya a sus miembros en la aplicación de nuevas estrategias que les permitan afrontar mejor los cambios que afectan al desarrollo económico, social y medioambiental de las ciudades portuarias.
ciudad portuaria. La AIVP cuenta con 180 miembros en un centenar de ciudades portuarias de más de 40 países.
Las actividades de la Asociación se basan en tres pilares:

• gestión de redes,
• gestión de proyectos internacionales,
• organización de actos internacionales.

El equipo de la AIVP trabaja diariamente en tres lenguas oficiales: francés, inglés y español.

CONTEXTO DE LA MISIÓN

Con necesidades de recursos humanos muy similares, las dos asociaciones proponen un puesto compartido de asistente administrativo y financiero, con media jornada por la mañana en el Centro Portuario de Le Havre y una segunda media jornada por la tarde en la AIVP. Los dos centros están situados en un radio de 2 km uno del otro y, a través de sus proyectos asociativos, tienen objetivos y entornos profesionales muy similares en la zona de Le Havre.

ACTIVIDADES PRINCIPALES

En dependencia de la dirección, será responsable de :
Contribuir al funcionamiento general de la asociación y al desarrollo de sus actividades.

• Pedidos de compras y suministros
• Seguimiento y actualización de la base de datos de contactos
• Gestión y seguimiento del funcionamiento de la asociación (edificio, equipos, informática, telefonía, etc.).
• Concertar citas y organizar reuniones internas y externas con los socios.
• Abrir el correo y contestar al teléfono

Ayudar a gestionar las relaciones con los clientes, el público y los proveedores

• Buscar proveedores según actividades y comparar ofertas
• Seguimiento de compras y pagos
• Imputación contable de las facturas de los proveedores
• Seguimiento de la facturación de proveedores con la agencia contable
• Actualización del fichero de proveedores
• Seguimiento de las ofertas para la facturación de los clientes y los cobros con la agencia contable
• Seguimiento y actualización de los presupuestos de resultados

Participar en la gestión de los recursos humanos

• Seguimiento y actualización de los horarios y contratos mensuales del personal de recepción y de los guías.
• Remitir los contratos a la agencia de contabilidad a final de mes para las nóminas
• Gestionar y supervisar las cuentas de gastos del personal

COMPETENCIAS CLAVE ESPERADAS EN EL PUESTO

Gestión administrativa y financiera : anticipar, gestionar, utilizar, optimizar y transmitir el apoyo administrativo y
apoyo financiero para el seguimiento de los proyectos
Organización profesional: anticipar, coordinar, priorizar y optimizar las distintas actividades.
Gestiónde proyectos: apoyar a los gestores de proyectos en sus tareas administrativas y en la elaboración de informes presupuestarios.
Presentación de informes e información a la dirección

REQUISITOS DE CONOCIMIENTO

• Herramientas informáticas y de comunicación: Pack Office, programa de contabilidad (Pennylane)
• Gestión de proyectos (planificación, presupuesto, comunicación, asociaciones)
• Organización, normas y procedimientos de las dos asociaciones
• Expresión escrita y oral
• Normas de seguridad relativas a la recepción del público

CUALIDADES PERSONALES

• Trabajar en equipo
• Capacidad de trabajo interfuncional
• Creatividad e innovación
• Curiosidad
• Iniciativa
• Autonomía
• Sentido de servicio
• Capacidad de adaptación a diferentes públicos
• Sentido de la organización y anticipación
• Minuciosidad

OFRECER INFORMACIÓN

Contrato: Contrato de duración determinada de 6 meses renovable con posibilidad de contrato indefinido más adelante.
Fechas: lo antes posible
Localización: Le Havre (LHPC: Terminal de la Citadelle, 76600 Le Havre + AIVP: 5, quai de la Saône, 76600 Le Havre)
Salario: de 20.000 a 24.000 euros brutos en función de la experiencia
Envíe su CV y carta de presentación por correo electrónico a las siguientes direcciones :
recrutement@clemajob.fr