Assistant.e administrative et gestion financière

Poste à temps plein 35H partagé entre deux associations basées au Havre :

PRESENTATION DES ASSOCIATIONS

LE HAVRE PORT CENTER est une association loi 1901, créée en décembre 2015, dont les membres fondateurs sont la Ville du Havre, Le Havre Seine Métropole, Le Grand Port Fluvio-Maritime de l’axe Seine, la Chambre de Commerce Seine Estuaire et l’Union Maritime et Portuaire. Il se définit comme un centre d’éducation, et de rencontres permettant à un public très varié (Scolaire, professionnels, citoyen) de découvrir le milieu portuaire et industriel. Le Havre Port Center est un lieu de vie, d’animation, de partage des savoirs, de rencontres, de médiation… Il s’inscrit dans une démarche de laboratoire en tant que tiers lieu d’une ville portuaire et industrielle, et s’associe aux acteurs du territoire pour coconstruire ses projets, sensibiliser les citoyens à travers des visites, des ateliers pédagogiques et des évènements culturels.

L’Association Internationale Villes et Ports (AIVP) a été créée en 1988. Son siège se situe au Havre (Normandie). Elle regroupe des personnes morales de droit public et de droit privé, acteurs du développement des villes portuaires, réparties en trois catégories : les autorités portuaires ; les collectivités territoriales, les entreprises privées ou publiques. Elle accompagne ses adhérents dans la mise en oeuvre de nouvelles stratégies pour leur permettre de mieux faire face aux changements qui impactent le développement économique, social et environnemental de la ville
portuaire. L’AIVP compte 180 membres implantés dans une centaine de villes portuaires dans plus de 40 pays.
L’activité de l’Association s’oriente autour de trois piliers :

• l’animation du réseau,
• la gestion de projets internationaux,
• l’organisation d’évènements internationaux.

L’équipe de l’AIVP travaille au quotidien dans trois langues officielles : français, anglais et espagnol.

CONTEXTE DE LA MISSION

Pour des besoins en ressources humaines très similaires, les deux associations proposent un poste d’assistante administrative et financière partagé avec un mi-temps le matin à Le Havre Port Center et un deuxième mi-temps l’après-midi à l’AIVP. Les deux sites sont situés dans un rayon de 2 km et ont de par leur projet associatif, des objectifs et un environnement professionnel très proche au niveau du territoire havrais.

PRINCIPALES ACTIVITES

Sous la responsabilité de la direction vous aurez en charge de :
Contribuer au fonctionnement général de l’association et au développement de ses activités

• Commandes d’achats et de fourniture
• Suivi et mise à jour du fichier contact
• Gestion et suivi du fonctionnement de l’association (bâtiment ; équipements ; informatique ; téléphonie…)
• Prise de rendez-vous et organisation de réunions internes et externes avec les partenaires
• Ouverture du courrier et accueil téléphonique

Participer à la gestion de la relation clients/public et fournisseurs

• Recherche fournisseurs selon activités avec comparaison des offres
• Suivi achats et des règlements
• Affectation comptable des factures fournisseurs
• Suivi de la facturation fournisseurs avec agence comptable
• Mise à jour du fichier fournisseur
• Suivi des devis pour facturation client et des encaissements avec agence comptable
• Suivi et mise à jour des budgets d’exécution

Participer à la gestion des ressources humaines

• Suivi et mise à jour des plannings et des contrats mensuels des agents d’accueil et guides
• Transmettre les contrats à l’agence comptable en fin de mois pour bulletins salaires
• Gestion et suivi des notes de frais du personnel

SAVOIR-FAIRE CLES ATTENDUS DANS LA FONCTION

Gestion administrative et financière : anticiper, gérer, utiliser, optimiser et transmettre les supports administratifs et
financier de suivi des projets
Organisation professionnelle : anticiper, concerter, prioriser, optimiser les différentes activités
Gestion de projets : accompagner les chefs de projet dans leur mission administrative, dans le reporting budgétaire
Reporting et feed back auprès de la Direction

CONNAISSANCES REQUISES

• Outils informatiques et de communication : Pack office, logiciel de comptabilité (Pennylane)
• Gestion de projet (planification, budget, communication, partenariat)
• Organisation, règles et procédures des deux associations
• Expression écrite et orale
• Règles de sécurité liées à l’accueil du public

QUALITES PERSONNELLES

• Travail en équipe
• Capacité à travailler en transversalité
• Créativité et innovation
• Curiosité
• Force de proposition
• Autonomie
• Sens du service
• Capacité d’adaptation aux publics
• Sens de l’organisation et anticipation
• Rigueur

INFORMATION DE L’OFFRE

Contrat : CDD de 6 mois renouvelable avec possibilité de CDI à terme
Dates : dès que possible
Lieu : Le Havre (LHPC : Terminal de la Citadelle, 76600 Le Havre + AIVP : 5, quai de la Saône, 76600 Le Havre)
Rémunération : 1.900 à 2.300 € Brut mensuel selon expérience
Merci de bien vouloir faire parvenir CV et lettre de motivation par mail aux adresses électroniques suivantes :
recrutement@clemajob.fr